@CTES : Aide au Contrôle de légaliTé dEmatérialiSé

 
 
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Les services de l’Etat mettent en place depuis plusieurs années une politique de modernisation de leur mode de fonctionnement (l’e-administration)
dans le double objectif :
- d’améliorer le service rendu aux citoyens
- de rechercher une meilleure efficacité de service public (simplification et accélération des échanges tout en limitant les dépenses liées aux envois de documents).
C’est dans ce contexte que s’inscrit le programme @CTES  et son extension ACTES budgétaire qui permettent la télétransmission des actes des collectivités locales soumis au contrôle de légalité avec production d’un accusé de réception automatique.

 Objectifs nationaux

 - Lancement du projet ACTES budgétaires (AB)

Le déploiement de l’application Actes Budgétaires - intégrée dans l’application Actes règlementaire – permet, depuis le 2 janvier 2012, aux préfectures de recevoir et contrôler les documents budgétaires. L’utilisation du support informatique en remplacement du support papier permet pour l’ensemble des acteurs des économies de papier, d’espace de stockage et de temps.

Plusieurs applications informatiques développées en direction des différents partenaires permettent de répondre aux besoins de la dématérialisation des documents budgétaires.

 - la DGCL s’est dotée d’un outil de dématérialisation des maquettes (ODM) permettant de faciliter la création et la mise à jour des maquettes budgétaires qui se répercutera automatiquement et instantanément dans les autres outils.

 - les collectivités, en lien avec leur prestataire, pourront enrichir leurs documents budgétaires et visualiser les documents complets grâce à l’application TotEM (Totalisation et Enrichissement des Maquettes) mise à disposition gratuitement par la DGCL.

 - les préfectures utiliseront l’application Actes budgétaires (intégrée dans l’application Actes) pour recevoir et contrôler les documents budgétaires en provenance des collectivités.

Une mise à jour automatique de cet outil permet à tous les acteurs du processus d’avoir une restitution identique et conforme aux maquettes réglementaires.

 Et en Dordogne ?

La préfecture de la Dordogne s’est raccordée au programme ACTES en octobre 2007 avec comme 1ère collectivité adhérente, le conseil général. Au 31 décembre 2016, 588 collectivités sont raccordées au dispositif ACTES, pour 152 109 actes télétransmis. Nous constatons un accroissement constant des collectivités raccordées ainsi que des actes télétransmis depuis la mise en place de ce dispositif.

Réponses de l’Etat

--> Pourquoi adhérer à ACTES ?

L’utilisation du support informatique dans le cadre de ce dispositif en remplacement du support papier présente pour l’ensemble des collectivités de nombreux avantages :

  • accélération des échanges avec les services préfectoraux : réception quasi immédiate de l’accusé réception pour la collectivité locale, ce qui lui permet de mettre en œuvre ses décisions quasi en temps réel,
  • réduction des coûts (frais postaux, frais de reprographie des actes),
  • diminution des tâches matérielles avec une économie de papier, d’espace de stockage et de temps,
  • meilleur service rendu par les services préfectoraux aux collectivités en termes de sécurité juridique des actes et de conseil aux élus.

--> Le coût du raccordement à la plateforme peut-il constituer un frein au raccordement des collectivités ?

Si le coût n’est pas nul, l’homologation à ce jour des tiers de télétransmission a permis d’ouvrir la télétransmission à un réel marché concurrentiel permettant une véritable réduction du coût.

--> Comment adhérer ?

La collectivité doit recourir à un tiers de télétransmission parmi les prestataires homologués par le ministère de l’intérieur (voir liste dans documents utiles). Après le choix du prestataire, la collectivité signe une convention avec le représentant de l'Etat dans le département.

--> La signature électronique est-elle obligatoire ?

Le recours à la signature électronique est facultatif. La seule obligation pour les collectivités, qui ne recourent pas à cette signature est de conserver les originaux des actes signés.

Le service du contrôle de légalité de la préfecture se tient à votre disposition pour toute information complémentaire sur ce dispositif.

Contacts :

- Nathalie KULPA :  05.53.02.25.58 - nathalie.kulpa@dordogne.gouv.fr

- Nadia VERGNES : 05.53.02.25.58 - nadia.vergnes@dordogne.gouv.fr